會展策劃的五個基本原則

　　會展策劃的原則是指能夠反映會展策劃過程的客觀規(guī)律和要求的、在會展策劃活動中需要遵循的指導(dǎo)原則和行動準(zhǔn)則。會展策劃原則既是會展策劃客觀規(guī)律的理性反應(yīng)，也是事物發(fā)展過程的本質(zhì)聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律的高度概括。會展策劃的實(shí)質(zhì)是贏得競爭主動地位的一種謀劃，所以在會展的策劃活動中，無論是策劃目標(biāo)的確立和策劃問題的評估，還是策劃方案的設(shè)計(jì)制作和實(shí)施，都必須依據(jù)會展策劃原則的指導(dǎo)。會展策劃的主要原則如下：

　　一、系統(tǒng)性原則

　　會展策劃的系統(tǒng)性原則，就是運(yùn)用系統(tǒng)理論對會展策劃進(jìn)行充分分析，從系統(tǒng)的整體和部分之間相互依賴、相互制約的關(guān)系中，揭示會展策劃這一系統(tǒng)的特征和運(yùn)動規(guī)律，以取得最佳的展覽效果。

　　每一個完整的會展項(xiàng)目都需要圍繞會展主題把很多社會資源通過不同的方法整合在一起，從信息集合分析、尋找行業(yè)支持單位、選擇合作伙伴到會展?fàn)I銷，每一個環(huán)節(jié)都是相對獨(dú)立地進(jìn)行，要把每一個環(huán)節(jié)做到最好，又要把握這些環(huán)節(jié)運(yùn)作過程中的互動，以利于優(yōu)化，增強(qiáng)項(xiàng)目組織的有序性，即把會展項(xiàng)目作為一個系統(tǒng)來進(jìn)行管理。系統(tǒng)性原則就是要綜合運(yùn)用各種不同的方法、手段、工具，促進(jìn)各個子項(xiàng)目之間的資源、功能和優(yōu)勢的互補(bǔ)、匹配，使其產(chǎn)生“1+1>2”的效果，從而為會展項(xiàng)目創(chuàng)造出更大的競爭優(yōu)勢。

　　會展策劃的系統(tǒng)性原則的運(yùn)用要把握以下幾點(diǎn)：

1、動態(tài)性

　　動態(tài)性是根據(jù)系統(tǒng)總是處于運(yùn)動、變化的客觀存在的特性，在動態(tài)過程中，做好會展策劃工作。會展項(xiàng)目作為一個系統(tǒng)，具有鮮明的開放式運(yùn)作管理的特點(diǎn)，隨時與外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識的交換，會展項(xiàng)目運(yùn)作過程中必然會受到內(nèi)外環(huán)境不確定性要素的影響，在強(qiáng)調(diào)會展策劃系統(tǒng)的時候應(yīng)該時刻關(guān)注系統(tǒng)的變化，并且及時調(diào)整相關(guān)的計(jì)劃，以保證系統(tǒng)的運(yùn)行順利應(yīng)對變化，實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)。

2、協(xié)同性

　　會展項(xiàng)目的各個獨(dú)立的子項(xiàng)目之間涉及的各種管理要素、管理對象以及運(yùn)用的管理方法，都需要通過策劃的系統(tǒng)性原則形成一種互動協(xié)作的狀態(tài)，才能使得會展策劃發(fā)揮資源的聚變效應(yīng)，調(diào)動一切可以調(diào)動的各種優(yōu)勢因素共同為會展目標(biāo)服務(wù)。

3、整體性

　　會展策劃必須有全局觀點(diǎn)，有一個系統(tǒng)的統(tǒng)籌規(guī)劃，全面安排。整體性目標(biāo)就是提高會展管理項(xiàng)目系統(tǒng)的整體效率，重視系統(tǒng)的集成功能，形成設(shè)計(jì)科學(xué)、運(yùn)行高效的工作流程，如立項(xiàng)、前期準(zhǔn)備、會展實(shí)施、現(xiàn)場運(yùn)營、評估和總結(jié)等，以及在這個流程中的資源分配和組織等。

　　二、效益性原則

　　會展策劃的效益性是由會展的盈利性決定的，會展活動要取得良好的經(jīng)濟(jì)和社會效益是舉辦會展活動的一個主要目的，會展各方主體的目標(biāo)在很大程度上是通過會展活動獲取利潤，可以說會展的效益是衡量會展策劃是否成功的標(biāo)準(zhǔn)。

　　三、創(chuàng)新性原則

　　創(chuàng)新性原則應(yīng)該貫穿企業(yè)策劃的始終，會展是一個具有自身特色的特殊行業(yè)，它是一個開放性很強(qiáng)的活動，即從會展立項(xiàng)開始的調(diào)研工作，就需要與不同的組織合作和協(xié)調(diào)，例如向有關(guān)機(jī)構(gòu)索取信息和數(shù)據(jù)，聽取參展商的意見等；在準(zhǔn)備工作中，會展機(jī)構(gòu)要進(jìn)行選址和融資工作；而在整個實(shí)施過程中，從營銷到會展期間，也要廣泛開展社會資源的吸納和整合。這種開放性決定了會展工作的不確定性，因此會展策劃必須不斷創(chuàng)新動態(tài)變化的形式，保證最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　創(chuàng)新性原則的應(yīng)用要注意以下幾點(diǎn)：

1、全程性

　　會展策劃的創(chuàng)新是一個連續(xù)優(yōu)化的過程，每一次的優(yōu)化可能是相對的優(yōu)化，通過每一次不斷連續(xù)的優(yōu)化，最后達(dá)到整體優(yōu)化。這也就是在通過經(jīng)驗(yàn)提高效率的過程中，利用創(chuàng)新不斷解決項(xiàng)目流程中經(jīng)驗(yàn)解決不了的問題。

2、全員性

　　創(chuàng)新主要是通過不斷地發(fā)現(xiàn)新的機(jī)遇來防范風(fēng)險。發(fā)現(xiàn)機(jī)遇和防范風(fēng)險都是十分復(fù)雜的創(chuàng)造性工作，創(chuàng)新需要會展項(xiàng)目責(zé)任人和全體員工共同參與，既要發(fā)揮組織的有計(jì)劃、有步驟、有控制的效率，也允許員工即興發(fā)揮，提高會展團(tuán)隊(duì)的應(yīng)變能力。

3、漸進(jìn)性

　　由于會展項(xiàng)目是隨著環(huán)境的變化而進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，但是這些創(chuàng)新不是立竿見影的，而是在創(chuàng)新不斷地滲透到具體的工作方法中去，改變創(chuàng)新行動中的某些關(guān)鍵細(xì)節(jié)和要素結(jié)構(gòu)，方便靈活地實(shí)現(xiàn)功能重構(gòu)，而且轉(zhuǎn)換的代價也較小，其效果也表現(xiàn)出逐步完善的漸進(jìn)性質(zhì)。

　　四、前瞻性原則

　　所謂前瞻性，是指會展策劃方案在時間的延續(xù)上要經(jīng)得起歷史的考驗(yàn)，具有較長時期的適應(yīng)性、實(shí)用性、領(lǐng)先性，這對企業(yè)設(shè)立和企業(yè)技術(shù)改造策劃尤為重要。前瞻性是指會展主題要引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展趨勢，捕捉行業(yè)的潛在需求，否則會展策劃案就會缺乏市場吸引力。前瞻性從時間序列角度，大體上可以分成兩個層次：一是顯性趨勢，即一個行業(yè)的趨勢已經(jīng)眾所周知，會展主題必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，來適應(yīng)已經(jīng)變化了的環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)新的協(xié)調(diào)，這在時間上有一定滯后性；二是隱性趨勢，即根據(jù)對某一可能發(fā)生變化的預(yù)測分析，充分發(fā)揮策劃者的主觀能動性，創(chuàng)新主題，引導(dǎo)環(huán)境向有利于會展的方向發(fā)展，時間上有一定超前性。我們在進(jìn)行會展策劃工作中必須要堅(jiān)持前瞻性的原則。

　　五、藝術(shù)性原則

　　藝術(shù)性是策劃人的知識、靈感、經(jīng)驗(yàn)、分析能力、洞察能力、判斷能力和應(yīng)變能力的綜合體現(xiàn)，目的是在會展策劃中閃現(xiàn)創(chuàng)意的新奇亮點(diǎn)和應(yīng)時而變的靈活性，以做到出其不意。藝術(shù)性的具體內(nèi)容相對比較寬泛，難以具體表述和總結(jié)，一般地說，表現(xiàn)如下：

1、會展主題開發(fā)

　　會展主題確立之后，需要圍繞該主題進(jìn)行藝術(shù)化形象定位，設(shè)計(jì)簡潔、獨(dú)特的標(biāo)識，并配以清晰、明快的宣傳用語，在市場上達(dá)到迅速傳播該主題的效果，有利于營銷推廣工作的開展。

2、會展空間設(shè)計(jì)

　　會展空間設(shè)計(jì)主要是對會展空間的合理規(guī)劃、布局和裝飾，以及參展商展臺的設(shè)計(jì)。除此之外，無論在結(jié)構(gòu)化的構(gòu)思還是在顏色組合調(diào)配時都要融入美學(xué)靈感，讓參展商和觀眾在高度藝術(shù)化的氛圍中接受行業(yè)信息、感受行業(yè)趨勢前景，以促進(jìn)雙贏的交易活動。

3、會展活動組合

　　會展活動組合主要是圍繞會展開展的一系列藝術(shù)性的服務(wù)活動，集中于會展開展幾天。開幕儀式是否可以起到拋磚引玉的作用，高峰論壇是否在為推動會展的信息薈萃、行業(yè)引導(dǎo)上有足夠的吸引力，研討會的論題設(shè)計(jì)是否為參展商之間、參展商和觀眾之間搭建一個互動的平臺，最后這些活動的組合是否安排巧妙和靈活都是很重要的問題，不僅這些活動的內(nèi)容要精彩，而且要便于觀眾安排。

　　藝術(shù)性的原則就是運(yùn)用藝術(shù)手段融合信息傳播工具，促使會展作為信息媒介的傳播力度和深度，讓整個會展都像一個精心構(gòu)思的藝術(shù)劇本，但是又恰到好處地進(jìn)行了臨場發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)商業(yè)信息高效集中和高效傳播，促進(jìn)更多成功的交易。

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